Proces składania roszczeń w nowej formule- FIDIC wyd. 2017 r.

Adaptacje te, choć konieczne ze względu na specyfikę lokalnego prawa i praktyki, mogą niekiedy oddalać się od pierwotnych zasad i intencji, które FIDIC promuje. Dlatego dla profesjonalistów działających w polskim sektorze budowlanym, jak również dla tych, którzy planują wchodzić na ten rynek, kluczowe jest zrozumienie zarówno oryginalnych regulacji FIDIC, jak i ich lokalnych adaptacji. Pozwala to nie tylko na lepsze poruszanie się po zawiłych aspektach zamówień publicznych, ale również na efektywne zarządzanie ryzykiem i optymalizację procesów kontraktowych.

W niniejszym artykule główny nacisk położony jest na regulacje FIDIC w ich oryginalnym brzmieniu, zwłaszcza w kontekście roszczeń, które są nieodzownym elementem każdej inwestycji.

1. FIDIC - wydanie z 1999 r. (dalej: FIDIC 1999)

Proces składania roszczeń w oparciu o FIDIC ewoluował na przestrzeni kolejnych edycji tego opracowania.
FIDIC z 1999 r. zakładał procedurę dość uproszczoną i jednolitą, skupiającą się głównie na uprawnieniach Wykonawcy w tym zakresie, nie uzależniając przy tym przebiegu procedury od rodzaju roszczenia.

Podział procedury roszczeniowej zasadniczo opierał się na czterech etapach tj.:

1.  Powiadomienie o roszczeniu (PoR)
2. Złożenie pełnego szczegółowego roszczenia (PsR)
3. (ewentualnie) Roszczeń o charakterze przejściowym
4. Roszczenie o charakterze ostatecznym.

Obowiązki Inżyniera w tej edycji FIDIC-a były zdecydowanie bardziej ograniczone i sprowadzały się wyłącznie do wydania zatwierdzenia lub odrzucenia roszczenia (wraz z uzasadnieniem) w terminie 42 dni od przedłożenia roszczenia przez Wykonawcę.

Kolejno, w przypadku zatwierdzenia roszczenia, Inżynier wydawał Określenie z trybie Subklauzuli 3.5 [Określenia], aby uzgodnić należnego Wykonawcy przedłużenie realizacji terminów kontraktowych lub żądanej przez niego dodatkowej płatności.

2. FIDIC – wydanie z 2017 r.

Wydanie FIDIC-a z 2017 r. znaczne rozbudowało procedurę roszczeniową i wprowadziło podział na dwa odrębne tryby. Warto wskazać, że autorzy rozszerzyli Klauzulę 20 również o roszczenia Zamawiającego, które w wydaniu z 1999 r. były przedmiotem odrębnych i dość ogólnikowych regulacji.

Do najistotniejszych różnic można zaliczyć również rozszerzony zakres obowiązków Inżyniera, na którego Warunki Kontraktu nakładają więcej wymogów w kontekście oceny składanych roszczeń.

Rozszerzony katalog roszczeń

Subklauzula 20.1 w FIDIC-u 2017, wprowadziła dodatkowy, trzeci rodzaj roszczeń. W dotychczasowym wydaniu, funkcjonowały wyłącznie roszczenia finansowe i czasowe. Natomiast FIDIC 2017 dzieli roszczenia według ich przedmiotu na:

1.  czasowe – żądanie przez Wykonawcę zmiany terminów kontraktowych (Czasu na Ukończenie lub Kamieni Milowych) lub – w przypadku Zamawiających - roszczenie o przedłużenie Okresu Zgłaszania Wad,
2. finansowe – opierające się o uprawnienie do dodatkowej płatności (Wykonawca) lub obniżenia Ceny Kontraktowej (Zamawiający),
3. innego rodzaju – pozostałe, nie objęte zakresem z pkt (a) i (b)

Tryb składania roszczeń czasowych (1) i finansowych (2)

a) Powiadomienie o Roszczeniu

Na tym etapie nie ma praktycznie żadnych różnic w stosunku do procedury obowiązującej w ramach FIDIC-a z 1999 r.

Z zapisów Subklauzuli 20.2.1 wynika zobowiązanie do przedkładania Powiadomień o Roszczeniu w sytuacji, gdy Strona uważa, że dana okoliczność (wynikająca bezpośrednio z Warunków Kontraktu lub związana z Kontraktem w inny sposób) może stanowić podstawę do roszczenia terminowego lub finansowego.
Podobnie jak w FIDIC-u z 1999 r. klauzula 20.1 zakreśla jednoznacznie termin, w jakim takie powiadomienie winno zostać złożone wraz z określeniem skutków jego niedotrzymania - jest to analogicznie termin 28 dni, po tym, jak Strona dowiedziała się lub powinna była się dowiedzieć o zdarzeniu lub okoliczności powodującej roszczenie finansowe lub terminowe.
Naruszenie wskazanego terminu przez Stronę obwarowane jest sankcją w postaci utraty uprawnień do skutecznego żądania w zakresie zmiany terminów umownych oraz żądań finansowych, a także zwolnieniem drugiej Strony z odpowiedzialności z tytułu takiego roszczenia. Istnieje w tym zakresie jednak pewna furtka, o której mowa poniżej

b) Wstępna odpowiedź Inżyniera - weryfikacja Powiadomienia o Roszczeniu –

Całkowitym novum jest wprowadzona w FIDIC-u 2017 procedura weryfikacji powiadomień przez Inżyniera.
Jeżeli zdaniem Inżyniera, Strona Kontraktu przekroczyła 28-dniowy termin na złożenie PoR, może on, w terminie 14 dni od jego otrzymania, wystosować własne Powiadomienie, w którym wskaże na opisywane naruszenie.

Szczególnie istotny jest w tym zakresie fakt, że brak złożenia takiego Powiadomienia przez Inżyniera w powyższym, 14-dniowym terminie, powoduje, iż PoR uznawane jest za złożone terminowo, co stanowi zasadniczą różnicę w stosunku do regulacji z FIDIC-a w edycji z 1999 r. Tym samym, uchybienie terminowe Inżyniera, może stanowić szansę dla roszczącej Strony na zachowanie swoich uprawnień.
Jeżeli Strona występująca z Roszczeniem nie zgadza się z treścią Powiadomienia Inżyniera lub uważa, że nieterminowe złożenie PoR było uzasadnione, ma prawo przedłożyć Pełne szczegółowe Roszczenie, wraz z argumentacją na obronę swojego stanowiska – co stanowi kolejną odrębność od stosowanej dotychczas procedury.
Jeśli z kolei druga Strona, przeciwko której złożono Roszczenie, sprzeciwi się jednak uznaniu PoR za złożone w terminie, ma prawo złożyć własne Powiadomienie do Inżyniera wraz z uzasadnieniem. Inżynier rozpatrzy taki sprzeciw, wydając Określenie w trybie Subklauzuli 3.5, gdzie wskaże czy PoR zostało złożone skutecznie albo dlaczego ewentualne naruszenie terminu na złożenie PoR było uzasadnione, biorąc pod uwagę wskazane w Subklauzuli 20.2.5 okoliczności.

c) Pełne szczegółowe Roszczenie

W terminie 84 dni od dnia, kiedy Strona dowiedziała się lub była powinna się dowiedzieć o zdarzeniu lub okoliczności będącej podstawą Roszczenia, strona składająca Roszczenie powinna przedłożyć Pełne szczegółowe Roszczenie (PsR).
Rolą PsR jest szczegółowe przedstawienie zakresu swoich żądań wraz z ich odpowiednim uzasadnieniem. W tym zakresie Strona przedstawia przede wszystkim opis zdarzenia będącego powodem Roszczenia, wskazuje Inżynierowi podstawy kontraktowe oraz prawne Roszczenia, a także uzasadnia zakres swoich roszczeń finansowych i czasowych.

Jeżeli Strona występująca z roszczeniem nie przekaże w powyższym terminie, opisu podstawy swojego Roszczenia, to PoR będzie uznane za wygasłe, a Inżynier wystosuje odpowiednie Powiadomienie w tym zakresie w ciągu 14 dni od upływu terminu przewidzianego dla Strony roszczącej. Jeżeli Inżynier takiego Powiadomienia jednak nie złoży, to PoR nadal będzie uważane za złożone w terminie. W tym zakresie Stronom również przysługują analogiczne środki odwoławcze od działania Inżyniera – tak jak w przypadku powiadomienia o roszczeniu – co jest kolejnym nowym elementem występującym w Warunkach Kontraktu z 2017 r.

W sytuacji, w której okoliczności, stanowiące podstawę Roszczenia nie ustały i mają charakter ciągły, Wykonawca przedkładać będzie Inżynierowi PsR w odstępach miesięcznych. Inżynier zobligowany jest – w stosunku do pierwszego Roszczenia przejściowego – przedstawić swoją odpowiedź w formie Powiadomienia w terminie 42 dni od jego otrzymania.
W terminie 28 dni od dnia ustania okoliczności powodujących Roszczenie, Strona roszcząca złoży Roszczenie ostateczne.

d) Rozstrzygnięcie Roszczenia

Inżynier zobowiązany jest przeprowadzić ze Stronami Kontraktu Konsultacje, w celu osiągnięcia porozumienia.

W zależności od przebiegu tych konsultacji, po stronie Inżyniera występuje obowiązek wydania Powiadomienia:

• o Uzgodnieniu Stron – jeśli Strony osiągną porozumienie w przedmiocie Roszczenia w terminie 42 dni od dnia wystosowania przez Stronę roszczącą Pełnego Szczegółowego Roszczenia albo Roszczenia ostatecznego (w przypadku roszczeń opartych o skutki o charakterze ciągłym);
• o określeniu Inżyniera – w terminie 42 dni od upływu terminu na osiągniecie uzgodnienia przez Strony. Określenie Inżyniera będzie sprawiedliwym określeniem danego Roszczenia, uwzględniającym wszelkie okoliczności sprawy i zawierającym szczegółowe uzasadnienie.

W przypadku braku terminowego wydania takiego Powiadomienia, uznaje się, że Inżynier odrzucił Roszczenie.

Skutkiem rozstrzygnięcia danego Roszczenia w ramach Uzgodnienia Stron lub określenia Inżyniera jest jednoznaczne ustalenie zakresu roszczenia finansowego lub terminowego.

Wydanie przez Inżyniera takiego określenia nie jest jednak czynnością ostateczną, zamykającą Stronom możliwość dochodzenia swoich praw. Jeżeli któraś ze strony nie jest zadowolona z treści określenia Inżyniera, ma prawo przekazać Powiadomienie o Niezadowoleniu z określenia Inżyniera (dalej: PoN) w terminie 28 dni od daty otrzymania Powiadomienia Inżyniera o określeniu. Następnie, każda ze Stron będzie miała prawo postępować zgodnie z Subklauzulą 21.4 i przedłożyć Spór przed Komisję Unikania Sporów i Rozjemstwa.

Jeżeli jednak żadna ze Stron nie przedłoży PoN w oznaczonym, 28-dniowym terminie, określenie Inżyniera uznane za wiążące i ostateczne.

Tryb składania roszczeń innych niż finansowe lub czasowe (c)

W przypadku Roszczeń, w ramach których Strona uważa, że przysługuje jej uprawnienie odrębne od żądania finansowego lub terminowego, procedura jest znacznie mniej sformalizowana. Przedmiotem takich Roszczeń są często działania Inżyniera (jego określenia, polecenia czy opinie) – czego również brakowało w poprzedniej edycji FIDIC-a.

W sytuacji, gdy druga Strona lub Inżynier nie zgadzają się z przedstawionym Roszczeniem, Stronie przysługuje prawo do złożenia Powiadomienia, które zawierać będzie wszelkie szczegóły sprawy i odnosić się do braku zgody wyrażonej przez drugą Stronę lub Inżyniera.

Również w tym zakresie, podobnie jak w przypadku Roszczeń czasowych lub finansowych ((a) i (b)), Strony mają czas na osiągniecie uzgodnienia w terminie 42 dni od otrzymania takiego Powiadomienia.
W przypadku braku osiągniecia porozumienia (uzgodnienia) przez Strony, Inżynier wydaje określenie, wydając stanowisko co do zasadności Roszczenia – podobnie jednak jak w przypadku roszczeń finansowych i czasowych ((a) i (b)), Strony mają prawo wyrazić swój sprzeciw wobec oceny Inżyniera.


Powyższe regulacje stanowią oczywiście wzorzec ujęty w FIDIC-u w jego oryginalnym brzmieniu i zwłaszcza na rynku polskim – ulegają znacznym modyfikacjom, głównie na niekorzyść wykonawców. Taka praktyka powoduje, że i tak już mocno naruszona równowaga stron kontraktu ulega jeszcze większemu zachwianiu na korzyść zamawiających.

Warto jednak wiedzieć, jakie są tendencje w tym zakresie na innych rynkach i jakie idee przyświecały twórcom FIDIC-a – być może z czasem również polscy zamawiający publiczni zaczną podchodzić do sprawy inaczej?

Autor: Jędrzej Witaszczak, radca prawny, DSK Kancelaria