Jak dokumentować realizację umów w dobie epidemii

Zanim będzie okazja dokładnie przeanalizować ostateczny kształt tarczy antykryzysowej warto już dziś zastanowić się nad tym, jak dokumentować wystąpienie konkretnych zdarzeń związanych z epidemią oraz ich wpływ na realizację umów. Dokumentacja zebrana przez przedsiębiorców w czasie epidemii będzie niezbędna w przyszłości. Będzie konieczna zarówno do udowodnienia dochodzonych roszczeń jak i obrony przed roszczeniami drugiej strony, zarówno na etapie prowadzenia negocjacji z kontrahentami, jak też – jeśli okaże się to konieczne - prowadzenia sporów sądowych. Należy przy tym pamiętać, że większość z takich sporów prowadzona będzie w ramach postępowania gospodarczego, w którym ze względu na obowiązujące w nim ograniczenia dotyczące przesłuchiwania świadków szczególnie ważne są dowody z dokumentów oraz zbliżonych do nich innych środków dowodowych (np. nagrania).

Raz jeszcze warto przypomnieć: zabezpieczając interesy w ramach realizowanych umów poinformujmy drugą stronę o wystąpieniu związanych z epidemią COVID-19 zdarzeń mających wpływ na realizację umowy oraz o spowodowanych przez nie (już zaistniałych lub zagrażających) negatywnych skutkach. Wiele umów obowiązek taki wprost przewiduje. Jednak nawet jeśli strona nie jest do tego obowiązana, to i tak warto to zrobić. Obowiązek taki już w najbliższym czasie wprowadzi zresztą także tarcza antykryzysowa w odniesieniu do umów realizowanych w trybie zamówień publicznych (oraz służących ich realizacji umów dostawczych i podwykonawczych), wiążąc korzystanie z przewidzianych w niej uprawnień z realizacją obowiązku informacyjnego w stosunku do kontrahenta.

Jak dokumentować?

Wpływ COVID-19 na realizację umów jest oczywiście zróżnicowany, jednak zapewne w mniejszym lub większym stopniu epidemia wpłynie na prawie wszystkie relacje kontraktowe. Wpływ ten będzie się ujawniać w coraz szerszym zakresie w najbliższym czasie lub w ciągu kilku lub nawet kilkunastu miesięcy. W miarę upływu czasu stopień oddziaływania COVID-19 na stosunki kontraktowe będzie się zapewne ujednolicać. Jest to więc doskonały moment żeby wypracować sprawny mechanizm dokumentowania skutków epidemii, jeśli nie został jeszcze wdrożony wcześniej.

Epidemia może wpływać na liczbę pracowników, którzy świadczą pracę, miejsce ich pracy, dostępność materiałów, sprzętów oraz komponentów (a także termin ich dostaw), koszty realizacji umów, utrudnienia w komunikacji pomiędzy stronami, trudności w prowadzeniu uzgodnień czy odbiorów. Skoro wpływ epidemii może być aż tak szeroki wydaje się, że należałoby dokumentować niemalże wszystko, co może negatywnie wpłynąć na umowę. Na co zwrócić szczególną uwagę? Warto przede wszystkim:

 prowadzić oraz zbierać korespondencję z zamawiającym, dostawcami, producentami oraz podwykonawcami, w której poruszana jest problematyka wystąpienia epidemii COVID-19 i jej skutków;
 prowadzić oraz zbierać notatki ze spotkań (o ile takie się odbywają), a także dokumentować przebieg rozmów telefonicznych czy video – telekonferencji (warto taką notatkę przesłać do współpracowników lub przełożonych w formie wiadomości c-mail, w przyszłości znacznie ułatwi to jej odnajdowanie, a jednocześnie data jej sporządzenia nie będzie budzić wątpliwości;
 potwierdzać przeprowadzone rozmowy oraz spotkania wysyłając wiadomości e-mail;
 dokumentować realizację umowy oraz ewentualne trudności sporządzając wewnętrzne notatki oraz raporty, a także – jeśli sytuacja tego wymaga lub na to pozwala – wykonywać zdjęcia; w przypadku umów o roboty budowlane nie zapominajmy o tym, aby skrupulatnie prowadzić dziennik budowy;
 dokładnie prowadzić dokumentację dotyczącą dostaw materiałów i komponentów,
 skrupulatnie prowadzić dokumentację w zakresie stanu zatrudnienia – część pracowników wykonuje swoje obowiązki w innych miejscach niż zwykle, spora grupa korzysta z urlopów (także z uwagi na konieczność opieki nad dziećmi) lub też przebywa albo w najbliższym czasie przebywać będzie na kwarantannie,
 dokumentować koszty ponoszone celem realizacji umowy pomimo skutków epidemii;
 dokumentować dodatkowe koszty np. związane z koniecznością wstrzymania robót (koszty zabezpieczenia robót, demobilizacji, przestoju i ponownej mobilizacji) lub związane ze spadkiem produktywności;
 dokumentować utrudnienia komunikacyjne (zwłaszcza związane z ograniczeniami pracy poczty czy też kurierów)
 dokumentować ograniczenia w dostępności organów administracji publicznej, jeśli może to mieć wpływ na realizację umowy.

Szczególnie istotna jest świadomość, że konieczność dokumentowania powinna obciążać nie tylko tzw. „roszczeniowców” i działy prawne, ale także osoby bezpośrednio zajmujące się realizacją umów. To takie osoby najwięcej wiedzą o wpływie epidemii na realizację umów i będą w stanie najdokładniej skutki takie wykazać. Warto uczulić pracowników w tym zakresie.

Obowiązek informacyjny przewidziany w Tarczy Antykryzysowej

Ustawodawca wskazuje w Tarczy Antykryzysowej, że aby możliwe było dokonanie ewentualnej zmiany umowy realizowanej w ramach zamówień publicznych strony powinny potwierdzić wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 przedstawiając stosowne dokumenty oraz oświadczenia. Mogą one dotyczyć w szczególności:

 nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
 decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
 poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19;
 wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;
 okoliczności, o których mowa powyżej, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Powyższy katalog jest oczywiście przykładowy. Jeszcze zanim tarcza antykryzysowa wejdzie w życie, to już może jednak stanowić inspirację odnośnie tego, jaką dokumentację zbierać realizując daną (także nie dotyczącą zamówień publicznych) umowę.).

Tarcza antykryzysowa przewiduje również możliwość zażądania przez każdą ze stron dodatkowych dokumentów i informacji potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy. Potwierdza to dodatkowo, jak istotne będzie zbieranie szczegółowej dokumentacji celem wykazania wpływu epidemii na realizację umowy. Co ważne, obowiązek informacyjny jak i możliwość wystąpienia z żądaniem przedłożenia dodatkowej dokumentacji nie różnicuje pozycji wykonawcy i zamawiającego. Strony będą mieć wzajemny obowiązek informowania się o wpływie okoliczności związanych z COVID-19 na realizację umowy, jak i takie samo uprawnienie do żądania złożenia dodatkowych dokumentów.

Mimo, że powyższy katalog odnosi się do umów realizowanych w ramach zamówień publicznych, to jak najbardziej może stanowić punkt odniesienia także do pozostałych umów, a w szczególności do tych umów, które nie wyszczególniają, co powinno zawierać powiadomienie o wpływie wystąpienia okoliczności związanych z COVID-19 na umowę.

Oprócz powyższych informacji związanych z brakami kadrowymi, trudnościami w dostawach materiału i transporcie, brakiem realizacji umów przez podwykonawców, warto poinformować również o wzroście kosztów materiałów, robocizny i sprzętu (jeśli nastąpi) oraz ewentualnych ograniczeniach w pracy jednostek administracji publicznej, placówek pocztowych oraz innych podmiotów od których w jakikolwiek sposób zależna jest realizacja przedmiotu umowy. Skrupulatne dokumentowanie skutków zaistniałej epidemii może okazać się przydatne przy dokonywaniu ostatecznego podziału i alokacji skutków COVID-19.

Autorki: Maria Łabno adwokat w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych kancelarii JDP,
Paulina Strąk-Kalinowska prawnik w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych kancelarii JDP