System zamówień jaki znamy wkrótce odejdzie do lamusa. Mało kto jest przygotowany

Wdrożenie obowiązkowej komunikacji elektronicznej w zamówieniach publicznych, począwszy od dnia 18 kwietnia 2018 r., powoduje po stronie wykonawców, że składanie dokumentu JEDZ (jednolity europejski dokument zamówienia) będzie dopuszczalne jedynie w formie elektronicznej, co oznacza przesłanie oświadczenia podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Innymi słowy złożenie JEDZ przez wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej począwszy od dnia 18 kwietnia 2018 r. będzie równoznaczne z jego złożeniem przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a tym samym będzie stanowiło wykonanie dyspozycji art. 10a ust. 1 ustawy Pzp. Zatem wykonawca nie może do oferty dołączyć dokumenty JEDZ na nośniku elektronicznym.

Mało tego, od dnia 18 października 2018 r. ten sam wymóg obligatoryjnej formy elektronicznej pod rygorem nieważności, będzie dotyczył wszystkich dokumentów, o których mowa w art. 10a ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych (np. ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Odstępstwa? Tylko wyjątkowo

Odstępstwo od komunikacji elektronicznej chociaż będzie dopuszczalne, to jednak bardzo wyjątkowo i tylko w zakresie w jakim użycie środków komunikacji elektronicznej jest wyłączone z uwagi na okoliczności wymienione w art. 10c ust. 1 pkt 1-6 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Innymi słowy od powyższych dat, niedopuszczalne będzie złożenie takich dokumentów w formie pisemnej („papierowej"), a zatem każdy wykonawca, składający w postępowaniu o zamówienie publiczne oświadczenie lub też podmiot trzeci, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, musi wyposażyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny oraz dostosować wewnętrzne procedury do składania ofert przetargowych w nowej rzeczywistości prawnej.

Dostawców usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest wielu, a ustawa na narzuca konkretnego rozwiązania. Przed dokonaniem wyboru zachęcamy do odwiedzenia strony Narodowego Centrum Certyfikacji.

W postępowaniach prowadzonych po datach wymienionych na wstępie, każdy zamawiający będzie określał rodzaje, sposób użycia środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem, których będzie się odbywać komunikacja między zamawiającym a wykonawcą. W świetle przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1320), wybór odpowiedniego środka komunikacji elektronicznej należy do zamawiającego.

W myśl § 2 ww. Rozporządzenia, zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ albo w innym dokumencie wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego środek komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem którego będzie komunikował się z wykonawcami w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu.

Zamawiający w dokumentacji postępowania powinien wskazać m.in.:
 adres poczty elektronicznej, na który należy wysłać JEDZ,
 format danych, w jakim należy sporządzić JEDZ,
 informację o obowiązku zaszyfrowania JEDZ, a także sposób przekazania klucza do jego odszyfrowania,
 oznaczenie czasu odbioru danych.

Stosownie do treści art. 25a ust. 2 ustawy Pzp, aktualny na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu JEDZ powinien zostać dołączony do składanej oferty lub wniosku. Należy zauważyć, iż w sytuacji, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składany jest w formie pisemnej, a JEDZ w formie elektronicznej, dla wypełnienia dyspozycji art. 25a ust. 2 ustawy Pzp wystarczające jest, aby JEDZ został przekazany zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej, przed upływem terminu składania ofert/wniosków.

Nie pomaga wykonawcom brak informacji o dacie wdrożenia i funkcjonalnościach rządowego projektu E-zamówienia, jako centralnej platformy służącej do komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych.

Na stronach Urzędu Zamówień publicznych można zapoznać się z „Instrukcją dotyczącą składania JEDZ za pośrednictwem poczty elektronicznej”.

Decyduje data wszczęcia postępowania

Podsumowując, w postępowaniach wszczętych i niezakończonych przed 18 kwietnia 2018 r. JEDZ składa się w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej, zgodnie z art. 17 ustawy o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020).

Natomiast w postępowaniach wszczętych począwszy od dnia 18 kwietnia 2018 r. JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.